Algemeen

Reis- en boekingsvoorwaarden Deep Soul Connections

1. Totstandkoming van de reisovereenkomst

2. De betaling

3. De reissom

4. Reisdocumenten en reisbescheiden

5. Wijziging of annulering door de deelnemer

6. Wijziging of annulering door Deep Soul Connections

7. Aansprakelijkheid van Deep Soul Connections

8. 24-uurs noodservice

9. Kwaliteitsbewaking

 

 

Artikel 1: Totstandkoming van de reisovereenkomst

  1. Sluit deze reis aan bij je wensen? Meld je dan aan via onze website, per e-mail, telefonisch of per post.  Je ontvangt dan van ons binnen 3 werkdagen een bevestigingsmail met de vraag om het boekingsformulier in te vullen, waarin we je vragen relevante persoonlijke gegevens in te vullen. Met ondertekening van het boekingsformulier is de boeking definitief en bindend (mits voldoende deelnemers – zie punt 3). Na boeking  kan de reis enkel worden geannuleerd volgens de annuleringsvoorwaarden vermeld in artikel 5.  Na het ontvangen van het boekingsformulier wordt er een bestelbon/factuur in twee exemplaren toegestuurd waarvan je binnen de twee weken één exemplaar terugstuurt naar ons (zie verder art. 2). Lees, om misverstanden te voorkomen, van tevoren de uitgebreide reisbeschrijving en onze boekings- en  annuleringsvoorwaarden goed door.
  2. Enkel voor het India-retreat: boek je alleen, dan betaal je € 15,- aan boekingskosten. Boek je met twee personen, dan betaal je € 25,- per  boeking en voor drie of meer personen zijn de boekingskosten € 30,- per boeking.
  3. Zodra het minimum aantal deelnemers van zes is behaald, garanderen we dat de reis zal plaatsvinden. Wordt dit minimum aantal niet behaald, dan brengen we je uiterlijk 21 dagen voor vertrek op de hoogte. In dat geval worden de reeds betaalde gelden volledig terugbetaald.
  4. De deelnemer is verplicht alle voor de uitvoering van de reis relevante persoonlijke-, gezondheid en medische gegevens bij boeking bekend te maken aan Deep Soul Connections. Lichamelijke en/of psychische klachten die ontstaan na boeking van de reis dienen per omgaande aan Deep Soul Connections te worden doorgegeven. Deep Soul Connections gaat vertrouwelijk met deze gegevens om (zie privacy verklaring). Gegevens over paspoort en reisverzekering dienen verplicht (via email of per post) aan Deep Soul Connections overgemaakt te worden uiterlijk 4 weken voor datum van vertrek. Het niet, onvolledig of onjuist verstrekken van deze gegevens kan uitsluiting van (verdere) deelname tot gevolg hebben. Alle eventuele daaruit voortvloeiende kosten komen dan voor rekening van de deelnemer.
  5. Deep Soul Connections behoudt zich het recht voor deelnemers, waarvan naar haar mening de geestelijke of lichamelijke toestand het welslagen van de reis in gevaar brengt of zou kunnen  brengen, van deelname uit te sluiten.

 

Artikel 2: De betaling

  1.  
  2. Enkel van toepassing op het India-retreat: De betaling van de boeking vindt in 3 termijnen plaats: 1e voorschot:  € 300,- p.p. Dit voorschot moet binnen 14 dagen na ondertekening en verzending van de bestelbon/factuur zijn bijgeschreven op rekeningnummer IBAN  BE88 0689 0167 4641 (BIC: GKCCBEBB) t.n.v. Deep Soul Connections te Kinrooi, België o.v.v. referentienummer, familienaam, voornaam en land.
    Voor het 2e voorschot wordt een factuur verstuurd op het moment dat het minimum vereiste aantal aanmeldingen bereikt is (nl. 6) en de reis definitief doorgaat. Op dat moment worden de vliegticket(s) geboekt  en betaald: ongeveer € 650,- p.p.  Dit is enkel in geval je boekt inclusief de internationale vlucht. Deze  aanbetaling moet dan per omgaande worden overgemaakt op rekeningnummer IBAN BE88 0689 0167  t.n.v. Deep Soul Connections te Kinrooi o.v.v. referentienummer, familienaam, voornaam en land.
    De resterende reissom
    (Noord-India: €1595, in geval van vroegboekkorting en - €1695 €,- in geval van volle prijs) dient uiterlijk 30 dagen voor datum van vertrek te zijn bijgeschreven op dezelfde rekening van Deep Soul Connections met hetzelfde referentienummer.
  3. Enkel van toepassing op het Portugal-retreat: De betaling van de boeking vindt in 2 termijnen plaats: 1e voorschot:  € 250,- p.p. Dit voorschot moet binnen 14 dagen na ondertekening en verzending van de bestelbon/factuur zijn bijgeschreven op rekeningnummer IBAN  BE88 0689 0167 4641 (BIC: GKCCBEBB) t.n.v. Deep Soul Connections te Kinrooi, België o.v.v. referentienummer, familienaam, voornaam en land.
    Voor het 2e voorschot wordt een factuur verstuurd op het moment dat het minimum vereiste aantal aanmeldingen bereikt is (nl. 6) en de reis definitief doorgaat. Deze  aanbetaling moet dan per omgaande worden overgemaakt op rekeningnummer IBAN BE88 0689 0167  t.n.v. Deep Soul Connections te Kinrooi o.v.v. referentienummer, familienaam, voornaam en land.
    De resterende reissom (€650, in geval van vroegboekkorting en - €700€,- in geval van volle prijs) dient uiterlijk 30 dagen voor datum van vertrek te zijn bijgeschreven op dezelfde rekening van Deep Soul Connections met hetzelfde referentienummer.
  4.        3. Enkel voor het India-retreat: Uiterlijk zeven dagen voor vertrek ontvang je per e-mail de definitieve                               vluchtgegevens, het vliegticket (vrijwel alle maatschappijen werken met e-tickets), de deelnemerslijst en,                     indien van toepassing, de meest actuele reisinformatie.
  5.        4. Als de deelnemer binnen 4 weken voor datum van vertrek een reis boekt, moet het volledige bedrag van de               factuur per omgaande worden voldaan.
  6.        5. Bij niet tijdige betaling is de deelnemer in verzuim. Nadat hij hier door Deep Soul Connections schriftelijk op               is gewezen, heeft de deelnemer alsnog de mogelijkheid het verschuldigde bedrag binnen 7 dagen te                           voldoen.  Indien ook dan betaling uitblijft, wordt de reisovereenkomst geacht te zijn geannuleerd vanaf de                 dag van verzuim. Deep Soul Connections heeft het recht om de daarvoor verschuldigde annuleringskosten                 in rekening  te brengen. Zie annuleringsvoorwaarden artikel 5.

 

Artikel 3: De reissom

1. De op www.deepsoulconnections.com gepubliceerde reissom geldt per persoon.

2. De hoogte van de gepubliceerde reissom is gebaseerd op hotel- en vervoersprijzen, heffingen,

    brandstoftoeslagen, belastingen en wisselkoersen zoals die bekend waren op moment van publicatie op de

    website. Op de website en in de uitgebreide reisroute staat gespecificeerd wat wel en niet is inbegrepen in de

    reissom.

3. Deep Soul Connections behoudt zich het recht voor om, met betrekking tot de reeds aangegane

    reisovereenkomst, tot 20 dagen voor de dag van vertrek, de reissom te verhogen als gevolg van

    prijsverhogingen in lokale hotel- of vervoersprijzen, heffingen, belastingen en valutakoersen.

    Deep Soul Connections zal daarbij aangeven op welke wijze de verhoging is berekend. Alhoewel de kans klein

    is, kunnen ook reisroutes in de loop van het jaar aan veranderingen onderhevig zijn omwille van overmacht. Bij
    ingrijpende wijzigingen na boeking word je altijd persoonlijk geïnformeerd. Zo de verhoging 10% van de
    totaalprijs te boven gaat, kan de deelnemer het contract zonder vergoeding verbreken. In dit geval heeft de
    deelnemer recht op onmiddellijke terugbetaling van al de bedragen die hij aan de organisator heeft betaald.

4. Eenpersoonskamer-toeslag: als je alleen op reis gaat hoef je geen éénpersoonskamertoeslag te betalen. We

    gaan er dan wel vanuit dat je een kamer (met twin-bedden) deelt met een mededeelnemer van hetzelfde

    geslacht.

    Wanneer je liever een eigen kamer hebt, dan kun je extra een éénpersoonskamer boeken.

    Als je met z'n tweeën op reis gaat, deel je samen een kamer. Als je met z'n drieën op reis gaat, doen we ons

    uiterste best om jullie telkens op één twin kamer onder te brengen met een extra bed. Bij het maken van de

    boeking kun je opgeven wat voor kamerindeling je wenst.

 

Artikel 4: Reisdocumenten/reisbescheiden

1. De deelnemer is zelf verantwoordelijk om bij vertrek en tijdens de reis in het bezit te zijn van een geldig

    (internationaal) paspoort, benodigd visum in geval van het India-retreat (klik hier voor informatie over hoe het         visum te regelen) en bewijzen van inentingen en vaccinaties (indien officieel vereist). In geval van het India-                 retreat De deelnemer is zelf verantwoordelijk om medische informatie in te winnen bij een vaccinatiebureau,           Tropeninstituut/Instituut voor Tropische Geneeskunde of huisarts. Voor meer informatie, klik hier. En tevens             tijdig voor vertrek na te gaan of eerder verkregen informatie intussen niet is gewijzigd. De deelnemer dient er           vervolgens zelf voor te zorgen dat voorafgaand aan de reis de benodigde vaccinaties en profilaxes op tijd zijn           verkregen.

2. De deelnemer is verplicht een geldige reis- en ongevallenverzekering af te sluiten en bewijzen daarvan bij zich te

    dragen. De verplichting van Deep Soul Connections om een in nood verkerende deelnemer hulp en bijstand te

    verlenen wordt zwaar belemmerd indien niet kan worden teruggevallen op de hulp van een bij de

    reisverzekering inbegrepen S.O.S. alarmcentrale. De deelnemer is daarom verplicht een volledig dekking

    verschaffende reisverzekering af te sluiten. Mocht blijken dat een deelnemer geen reisverzekering heeft

    afgesloten, dan sluit Deep Soul Connections deze persoon uit van deelname aan de reis. Ten minste gedekt

    moeten zijn: de medische kosten, ongevallen en buitengewone kosten (met name redding- en

   repatriëringkosten). Of een deelnemer de bagage wil verzekeren is naar eigen keuze.

3. Uiterlijk 14 dagen voor datum van vertrek ontvangt de deelnemer zijn reispapieren/reisbescheiden.

4. Indien reisbescheiden niet tijdig door de deelnemer zijn ontvangen, dient de deelnemer uiterlijk 10 dagen voor

    vertrek contact op te nemen met Deep Soul Connections.

5. Deep Soul Connections is niet aansprakelijk in geval de deelnemer niet aan de reis, of onderdelen daarvan, kan

    deelnemen vanwege tekortkomingen in zijn reisdocumenten. De daaruit voortvloeiende schade, zowel voor de

    deelnemer als voor Deep Soul Connections, is voor rekening van de deelnemer.

6. Deep Soul Connections is niet aansprakelijk voor verlies, beschadiging of het verloren gaan van bagage,

    reisbescheiden en reisdocumenten.

 

Artikel 5: Wijziging of verbreking door de deelnemer

1. De deelnemer kan tot 2 maanden voor vertrek verzoeken de reisovereenkomst te wijzigen. Deep Soul

    Connections zal proberen deze wijziging tot stand te brengen. Voor elke aanvraag tot wijziging wordt € 40,- per

    boeking in rekening gebracht, ongeacht of de wijziging tot stand wordt gebracht. Indien de wijziging tot stand

    komt, wordt dit bedrag verhoogd met alle kosten die uit de wijziging voortvloeien.

    Let op! Bij wijziging van vliegtickets gelden de voorwaarden van de betreffende luchtvaartmaatschappij (enkel           van toepassing voor het India-retreat).

2. Annulering van de reisovereenkomst door de deelnemer dient schriftelijk of per e-mail te worden gedaan. De

    datum van binnenkomst e-mail of poststempel geldt als annuleringsdatum.

3. Indien de deelnemer het contract verbreekt wegens een aan hem toe te rekenen omstandigheid, vergoedt hij de

    schade die Deep Soul Connections lijdt ten gevolge van de verbreking. De schadevergoeding kan forfaitair

    bepaald worden in de bijzondere voorwaarden en bedraagt ten hoogste éénmaal de prijs van de reissom.

    De schadevergoeding bij verbreking door de deelnemer werd door Deep Soul Connections als volgt

    forfaitair vastgelegd:

    a. Tot 56 dagen voor afreis: 20% van de reissom,

    b. 56e tot 28e dag voor afreis: 50% van de reissom

    c. 28e tot 14e dag voor afreis: 75% van de reissom

    d. Binnen 14 dagen voor afreis: 100% van de reissom

4. Voor annulering van de vliegticket(s) gelden de annuleringsvoorwaarden van de betreffende

     luchtvaart-maatschappij(en). In veel gevallen zijn de annuleringskosten 100% (enkel van toepassing voor het                India-retreat).

 

Artikel 6: Wijziging of annulering door Deep Soul Connections

1. De wet spreekt van ‘verwachtingen die de deelnemer op grond van de overeenkomst redelijkerwijs mocht

    hebben’.

    Wie kiest voor landen met een avontuurlijk karakter, kiest in zekere zin ook voor bepaalde risico’s. Door

    andere gebruiken, gewoonten en een andere mentaliteit van mensen in verre landen gaan de dingen soms

    anders dan de deelnemer verwacht. Slechte weersomstandigheden of condities van wegen kunnen voor of

    tijdens de reis leiden tot aanpassing van de reis. Dit kan bijvoorbeeld zijn: aanpassing in de reisroute, ander type

    vervoer of hotel. De aanpassing van de reis en redenen daarvoor worden zo spoedig als mogelijk aan de

    deelnemer medegedeeld. Deep Soul Connections tracht daarbij de intentie van de reis zoveel mogelijk te

    handhaven en de nadelige gevolgen voor de deelnemer zoveel mogelijk te beperken. De extra gemaakte kosten

    zijn voor rekening van de deelnemer.

2. In geval van overmacht zoals: terreur- en bomaanslagen, politieke onrust, natuurrampen, extreme

    weersomstandigheden, stakingen of het niet nakomen van afspraken door luchtvaartmaatschappijen heeft

    Deep Soul Connections het recht om de reisovereenkomst op te zeggen of te wijzigen (zoals onder punt 1.

    genoemd). De tijdens de reis extra gemaakte kosten zijn voor rekening van de deelnemer.

    De deelnemer heeft op boven genoemde gronden geen recht op schadevergoeding van Deep Soul Connections.

    De schade als gevolg van het niet nakomen van afspraken door de luchtvaartmaatschappij wordt ten laste

    gelegd aan die luchtvaartmaatschappij.

3. Deep Soul Connections is geen lid van het Garantiefonds Reizen in België. Deep Soul Connections is op de

    hoogte van de reisadviezen afgegeven door het Ministerie van Buitenlandse Zaken. En combineert deze met

    eigen informatie uit het land, van agentschappen en van personen die ter plaatse wonen. Zo

    kunnen we over het algemeen een duidelijk beeld schetsen over wat mogelijk is en wat niet. Bij een negatief

    reisadvies overlegt Deep Soul Connections met de deelnemer en is het aan de keuze van de deelnemer zelf. Bij

    het ontstaan van een negatief reisadvies tijdens de reis geldt punt 2 van dit artikel.

 

Artikel 7: Aansprakelijkheid van Deep Soul Connections

1. Deep Soul Connections is niet aansprakelijk voor schade of door de deelnemer extra te maken kosten die

    het gevolg zijn van:

    a. tekortkomingen in de uitvoering van de reisovereenkomst op grond van omstandigheden die zijn toe te

        rekenen aan de deelnemer, waaronder begrepen de gezondheidsconditie van de deelnemer;

    b. verlies of diefstal van bezittingen van de deelnemer in/uit gehuurde vervoermiddelen, hotelkamers etc.;

    c. omstandigheden die niet te wijten zijn aan Deep Soul Connections of krachtens de wet of de in het

        maatschappelijke verkeer geldende normen niet in redelijkheid aan Deep Soul Connections kunnen worden

        toegerekend.

2. In het geval dat de reisorganisatie terecht aansprakelijk wordt gehouden voor door de deelnemer geleden

    schade voor derving van reisgenot, of voor schade die de deelnemer lijdt in de uitoefening van zijn beroep of

    bedrijf, bedraagt de vergoeding nooit meer dan maximaal éénmaal de reissom.

3. De mogelijk te vorderen schadevergoeding bij alle vormen van opgelopen lichamelijk letsel, anders dan door

    de reisverzekering die de deelnemer heeft afgesloten gedekt, bedraagt maximaal éénmaal de reissom.

4. De aansprakelijkheid van Deep Soul Connections is uitgesloten voor alle gevallen waarin de verplichte reis-,

    ziektekosten- en eventueel annuleringsverzekering dekking bieden.

 

Artikel 8: 24-uurs noodservice

In geval van nood kunnen thuisblijvers tijdens kantooruren bellen naar een medewerker van Deep Soul Connections. Buiten onze openingstijden kun je enkel in noodgevallen bellen naar het Deep Soul Connections noodnummer  (+32 497.81.54.18 ) dat je hier vindt. Houd er rekening mee dat vanwege het avontuurlijke karakter van sommmige van de retreats het niet altijd mogelijk is om binnen 24 uur contact met de groep te leggen.

 

Artikel 9: Kwaliteitsbewaking

Wij streven ernaar de kwaliteit van onze retreats zo hoog mogelijk te houden. Daarom vragen we iedereen na afloop van het retreat een enquêteformulier in te vullen. De informatie die je ons daarmee geeft, gebruiken we om onze retreats en service te verbeteren. Mocht je tijdens het retreat een klacht hebben, dan dien je dit zo snel mogelijk te melden aan ons te melden. Is je klacht tijdens het retreat niet naar tevredenheid opgelost, dien je klacht dan na terugkomst in. Doe dit schriftelijk of per e-mail (info@deepsoulconnections.com) binnen één maand na thuiskomst.

 

Nog vragen?  Bel ons op  0032 – (0)499 18 38 65 of mail naar info@deepsoulconnections.com